好用的协同办公软件有哪些？行内人推荐这几家！

好用的协同办公软件有哪些？行内人推荐这几家！

我这个人，从一开始就没想过要搞什么高大上的“数字化转型”。我就是被逼的，被自己过去那套零散混乱的工作方式给逼疯了！

我们以前小团队是怎么工作的？简单粗暴。工作群？微信。文件同步？百度网盘或者QQ群文件，改完谁上传谁知道。考勤打卡？弄个Excel表大家自己填，全靠自觉。项目进度？开个腾讯会议大家吼一嗓子，记在笔记本上。我当时还美滋滋地觉得，你看，一分钱没花，活儿不也干完了吗？

事实证明，你总有一天要为你的“省钱”买单。

那件事发生在去年底。我们接手了一个大客户的年度报告项目，时间紧任务重。我安排了A负责数据整理，B负责图表制作，C负责最终排版。A把数据整理拷到了共享文件夹，但忘了在群里通知一声“文件已更新”，或者说，我根本没建立一套文件更新的规矩。

B不知道A已经更新了数据，继续用旧版数据撸图表。等C开始排版的时候，发现图表数据跟最新的文本对不上。当时离截止时间就剩四个小时！我们三个人，找数据，对版本，查日志，急得团团转，折腾到凌晨三点，最终还是延误了。客户那边直接炸锅了，项目吹了，合同黄了，我们白熬了三个月，一分钱没拿到，还倒贴了一笔违约金。我当时真是气得想原地爆炸！

那之后我下定决心，必须把这套烂摊子给彻底翻新。我发誓，绝不能再让工具的混乱，来影响我的收入和我的生活！

我的实践记录与方法

我列了个表，找出了市面上所有能叫得上名字的协同软件，包括钉钉、飞书、企业微信、还有几个小众的，比如印象笔记的企业版，甚至国外的Trello和Slack的国产替代品。我搞来了试用账号，注册了十来家。

我拉了几个跟我一样被整惨了的老伙计，组成了一个“地狱测试小组”。

• 第一步：模拟真实项目。我不是简单的点一点功能，我设计了一个为期两周的虚拟项目，要求他们必须全程用测试软件跑完。从会议邀请、日程同步、任务分配、文档共创、到的项目归档，一步都不能少。
• 第二步：对比核心功能。我主要盯住三个点：文档协同（看是不是能实时看到别人在改哪里，会不会冲突），任务管理（看能不能把任务指派清楚，责任到人，能不能追踪进度），即时通讯（看通知能不能到位，会不会被淹没）。
• 第三步：评估“全家桶”效率。我重点测试了那些“大而全”的软件。看它能不能取代我们之前那堆七零八落的软件，比如取代独立的会议软件、取代独立的网盘、取代独立的考勤机。能少切换一次APP，我们就能多活十分钟。

测试完了，我筛选出来三类软件：

第一类：一体化“全家桶”选手。

这几家把所有的功能都塞进了一个APP里，上手是有点重，但用熟了就解放了。最大的好处是文件和流程能跑通，不会出现两个同事跑在不同系统里，数据对不上的情况。我的实践经验是，对于追求效率的中小型团队，必须选这种，虽然贵点，但把命买了。

第二类：专业的项目管理工具。

这类软件长得丑，用着麻烦，但管事！适合那种有复杂研发流程或者多级审批的团队。它能细致地拆分任务，每个人对自己的那块心知肚明，想推诿扯皮都难。我用过一款国产的替代品，功能上照搬了国外的思路，但操作更顺手。

第三类：轻量级文档协作平台。

这种就是专门为写文档和做表格而生的，速度极快，页面干净。如果你的团队主要工作就是文字创意或者简单的数据汇总，选它就够了，不用去搞那些大杀器。

我为啥能把这些软件剖析得这么透？我为啥能拿出一整套流程测试它们？

是因为那次项目砸了之后，我虽然背了锅，但没被开除。我在那家公司耗了三个月，试图去推广我实践出来的这套协同方案。结果？高层压根儿不听！他们只想省钱，只想用最便宜的方式继续糊弄客户。他们觉得花钱买软件是浪费，觉得流程不重要，觉得只要盯着人就行了。

我意识到，不是软件的问题，是人的问题！不是我找的软件不行，是老东家根本不想变！

我当时直接撂了挑子，辞职走人。我带着我整理出来的这套实践记录和心得，跳槽到了另一家真正重视效率的公司。新公司看到了我的方案，直接采纳，配置了我们测试效果最好的那套“全家桶”。

我的工作舒服多了。效率噌噌地往上涨。至于我的老东家，听说他们最近又丢了一个大单子，还是因为文件版本混乱。他们那个职位，从我走的那天起就空着，一直挂在招聘网站上，薪水从一开始的15K，现在已经涨到25K了，但找不到人敢去接这个烂摊子。

我的忠告就是，别省流程和工具的钱，那才是最贵的！赶紧找个好用的，用起来！